Debeli rtič, 27. 11. 2015 Mag. Marjan Ferjanc Prednost lastne notranje revizijske službe v javnih zavodih s primerom SB Celje Debeli rtič, 27. 11. 2015 Mag. Marjan Ferjanc

Formalna in realna organiziranost javnega zavoda (JZ) Organiziranost JZ je opredeljena s Statutom ter notranjimi akti, vključno z organigramom, iz katerega so razvidne organizacijske enote, službe, ... Komunikacijske povezave so manj vidne, morda so zapisani procesi (npr. po ISO). Pojavi se dilema, ali sistem deluje resnično tako, kot izhaja iz zapisanih dokumentov. Običajno ne. Zunanja institucija (revizor,..) analizira in ocenjuje JZ skozi navedene dokumente, globlja vsebina organiziranosti in delovanja je očem skrita.

Skrite značilnosti notranje organizacije Organizacija so ljudje. Med njimi potekajo neformalni in formalni odnosi. Vpliv neformalnih odnosov imajo na doseganja ciljev JZ imajo velik vpliv. Ob razviti organizacijski kulturi je ta pozitiven, ob slabo razviti organizacijski kulturi pa predstavlja oviro za doseganja ciljev. Notranje-nezapisane značilnosti delovanja sistema poznajo le ljudje, ki v sistemu delajo, zato ima notranji revizor prednosti pred zunanjim. Ostaja tveganje domačnosti, kar bi revizor moral razrešiti s profesionalnim odnosom.

Notranja revizija kot del strukture organiziranosti bolnišnice Je samostojna služba – deluje po načelih notranjega revidiranja z opredeljenimi enotnimi postopki in metodami dela ter s prejetimi standardi za notranje revidiranje Slovenskega inštituta za revizijo in usmeritvami za državno notranjo revizijo. Neodvisna služba – deluje na najvišjem hierarhičnem nivoju organizacijske strukture in je podrejena neposredno direktorju. Daje podporo poslovodstvu.

Revizorjev pogled znotraj javnega zavoda Pozna podrobnosti notranje organizacijske strukture. Razume vsebino procesov. Pozna neformalno delovanje (organiziranje) zaposlenih in ima neformalne informacije, kar lahko povečujejo vrednost lastnih ugotovitev. Pozna širši nabor med sabo povezanih poslovnih ciljev. Ima lažji dostop do dokumentacije oz. informacijskega sistema. Pri delu uporablja tudi neformalne vire iz notranjega okolja bolnišnice.

Notranji revizor kot svetovalec direktorju Opozarja direktorja na sistemske neskladnosti, ki predstavljajo večja tveganja v prihodnje. S sprejem sklepa o izredni reviziji lahko direktor ukrepa v hipu, ko so v procesu zaznana odstopanja. Je pomemben člen v izgrajevanju sistema notranjega nadzora. Pripravlja priporočila za odpravo nepravilnosti oz. izboljšave. Predstavlja strokovno protiutež zunanjim institucijam nadzora.

Vključenost revizorja v notranji informacijski – komunikacijski sistem SB Celje Revizor mora redno dobivati poslovno dokumentacijo, ki vsebujejo poslovne odločitve (zapisniki sej Sveta zavoda, poslovodnega kolegija, strokovnega sveta, interne akte, finančni načrt, finančne in poslovna poročila, navodila, sklepe, …), kakor tudi ugotovitve zunanjih nadzorov, ter odzivna poročila. Je prejemnik predpisov, navodil in okrožnic zunanjih institucij. Omogočena je prisotnost na sejah navedenih organov oz. delovnih teles.

Vključenost revizorja v operativno pripravo „interne zakonodaje“ SB Celje V svoji svetovalni vlogi je revizor vključen v posamezne delovne skupine (za pripravo načrta integritete, priprava registra poslovnih in medicinskih tveganj vključno z metodologijo za ocenjevanje tveganj, kakor tudi v sistemu vodenja kakovosti). Kot svetovalec na področju krepitve sistema notranjih kontrol in obvladovanj tveganj sodeluje pri pripravi temeljnih dokumentov (finančnega načrta, letnega poročila, posameznih aktov - pravilnikov, odredb,… Sodeluje v procesu nabave notranje revizije na trgu.

Revizor kot nadgradnja notranjih presoj sistema kakovosti Delujeta komplementarno v okviru sistema kakovosti, a revizor s poglobljeno analizo stanja ugotovljenih neskladij neposredno odkriva vzroke in predlaga izboljšave na področjih, kjer neposredni skrbniki procesov ne opravijo svojega dela. Izgrajuje kulturo samorefleksije in pomaga pri premagovanju strahu zaposlenih pred priznavanjem napak lastnega dela. Preverja učinek popravljalnih ukrepov in svetuje nadaljnje aktivnosti.

Revizor kot promotor izboljševanje sistema Pri svojem delu primarno ne išče napak – ampak priložnosti za izboljšave. Svetovalna vloga - odpira dialog ter spodbuja komunikacijo med zaposlenimi. Odpira problematiko prepoznavanja ter ocenjevanja pomembnosti poslovnih in medicinskih tveganj. Je proaktiven člen izgrajevanja organizacijske kulture.

Zaključna misel Notranja revizija je del notranjega organizacijskega sistema javnega zavoda – (bolnišnice, zdravstvenega doma, ..), ki s svojim strokovnim znanjem in poznavanjem lastne institucije ščiti zavod pred agresivnim birokratskim poseganjem zunanjega okolja v življenje in delo samega zavoda.