Notranja presoja kot ena od metod v procesu zagotavljanja kakovosti doc. dr. Branko Škafar mag. Tatjana Žagar Skupnost višjih strokovnih šol RS September, 2019

Vsebina usposabljanja Umestitev notranje presoje v proces zagotavljanja kakovosti VSŠ Notranja presoja kot proces Presojevalec v procesu notranje presoje Načrtovanje, izvajanje in poročanje o ugotovitvah notranje presoje Delo na praktičnih primerih 2

Notranja presoja kot element samoevalvacije SAMOEVALVACIJA POSAMEZNA PODROČJA EVALVACIJE Samoevalvacija je proces pridobivanja informacij o delovanju VSŠ z namenom njenega izboljševanja

Kaj je notranja presoja? Sistematičen, neodvisen in dokumentiran proces pridobivanja dokazov presoje in njihovega objektivnega vrednotenja, da bi določili obseg, v katerem so izpolnjeni dogovorjeni kriteriji presoje. ISO 9000:2015, tč. 3.13.1

Razumevanje SVK z vidika notranjega presojevalca 1. Analiza stanja 3. Prepoznavanje možnosti in načrtovanje aktivnosti za izboljšavo 4. Izvajanje aktivnosti in merjenje napredka 2. Definiranje ciljev (izboljšave) 5. Evalvacija izvedene izboljšave – doseganje ciljev Vodstvo VSŠ RŠZ OPI KNJ NOE1 FRS P D C A NOE 1 – notranja organizacijska enota 1 RŠZ – referat za študentske zadeve OPI – organizacija praktičnega izobraževanja KNJ – knjižnica FRS – finance in računovodstvo

Namen notranje presoje Ugotoviti: ustrezno izpolnjevanje lastnih dogovorov (notranja pravila in navodila) in zahtev zakonodaje; uspešno razvijanje, izvajanje in vzdrževanje sistema vodenja kakovosti; priložnosti za izboljševanje

Ključna vprašanja, ki sledijo namenu notranje presoje Ali je sistem vzpostavljen? Ali je skladen z zahtevami izbranih referenčnih modelov, standardov (s kriteriji presoje)? Ali se izvaja? Ali je učinkovit? Ali so možne izboljšave? Referenčni model ali standard je lahko: Lasten model, ki upošteva npr. merila NAKVIS, Model Impletum Sistem vodenja kakovosti za VSŠ, izdaja 1.0, 2008 ISO 9001:2015 EFQM, DSO – Diploma odličnosti VSŠ drugi

Pogoji za izvedbo notranje presoje POSLOVNIK VODENJA KAKOVOSTI VSŠ STRATEGIJA RAZVOJA Razvojni načrt VSŠ NOTRANJI AKTI in DRUGI PREDPISI , ZAPISNIKI,… VSŠ LETNI DELOVNI IN POSLOVNI NAČRT z merljivimi cilji in načrti aktivnosti LETNA POROČILA in SAMOEVALVACIJSKO POROČILO z opredeljenimi ukrepi ZAKONODAJA

Področja notranje presoje VODENJE DELOVANJE VPETOST V OKOLJE KADRI ŠTUDENTI MATERIALNI POGOJI ZAGOTAVLJANJE KAKOVOSTI ORGANIZACIJA IN IZVEDBA IZOBRAŽEVANJA ?

Notranja presoja kot proces Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

Načela presojanja za presojevalce za presojo Etično obnašanje Poštenost predstavitve Skrb za strokovnost   za presojo Neodvisnost Pristop na podlagi dokazov

Proces notranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

Planiranje presoje Letni program notranje presoje (kaj, kdo, kdaj) Določiti cilje notranje presoje (splošni, specifični) Zajeti vse elemente sistema vodenja kakovosti Upoštevati status in pomembnost presojanih procesov in področij dela Upoštevati rezultate predhodnih presoj Upoštevati šibkost sistema Upoštevati večje organizacijske in kadrovske spremembe

Planiranje presoje – praktični primer (1) Pripravite predlog programa notranje presoje (cilje presoje, področja dela/procese ter mesec, ki bi bil po vašem mnenju najbolj primeren za presojo izbranega področja)

Presojevalec v procesu notranje presoje Vodja presoje in presojevalci neodvisnost izkušenost, usposobljenost (poznavanje stroke…) profesionalnost odprtost, nekonfliktnost, komunikativnost, objektivnost

Proces notranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

Priprava na izvedbo notranje presoje Skupna priprava presojevalcev Glavne usmeritve glede izvajanja Način individualne priprave Zapisi o presoji Poročanje o presoji ... Sodelovanje in vloga najvišjega vodstva pri notranji presoji?

Priprava na presojo – praktični primer (2) Presoja udejanja poslanstva VSŠ Pripravite vprašanja in komentar za presojo udejanja poslanstva VSŠ – študijski primer 1

Individualna priprava presojevalca na izvedbo notranje presoje pregled dokumentacije, ki zadeva presojano področje in pregled poročila, zapisov predhodne presoje (dogovor s sopresojevalcem v kolikor se presoja izvaja v paru) priprava vprašalnika-opomnika (upoštevaj PDCA) dogovor urnika (dogovor s presojanim)

Dogovor o urniku presoje ocenimo potreben čas, se dogovorimo s presojancem za termin in trajanje presoje in spoštujmo dogovor.

Priprava na presojo – praktični primer (3) Pripravite vprašanja in komentar za presojo vodstva – študijski primer 2

Proces notranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

Presojanje – zbiranje dokazov Ocena dokazov - ugotovitve Izvajanje notranje presoje Uvodni razgovor Presojanje – zbiranje dokazov Ocena dokazov - ugotovitve Zaključni razgovor

Potek izvajanja presoje Ocenjujemo sistem in ne posameznikov! ZAPIŠI SPRAŠUJ PREVERI IN PRIMERJAJ POSLUŠAJ IN OPAZUJ

Tehnike in metode v izvajanju notranje presoje Razgovor (postavljanje vprašanj, usmerjajo nas cilji presoje) Opazovanje izvajanja postopkov (posebej kadar gre za interakcije z odjemalci) in pogojev dela Pregled dokumentiranih dejstev na presojanem področju (pojasnjuje presojani na primerih e-dokumentacije ali „papirne“ dokumentacije) Neverbalna komunikacija

Postavljanje vprašanj Odprta vprašanja: KDO? KAJ? KDAJ? KAKO? ZAKAJ? KJE?

Zaprta vprašanja pri presoji ALI…? ne postavljamo, razen za potrditev ugotovitve

Odnos do sogovornika

Notranja presoja = iskanje napak??? Priložnost: predlagati izboljšave, pohvaliti

Ugotovitve notranje presoje Skladnost Neskladnost Priporočilo – priložnost za izboljšavo Dobra praksa

“Vrednost” ugotovitev “S strani študentov je po e-pošti v zadnjih treh mesecih podanih 12 pritožb na zamujanje predavateljev in njihove odpovedi predavanj, vendar se na pritožbe še ni nihče odzval.” “V dokumentu IN 999 manjka podpis osebe, ki je dokument pregledala.”

Zapisovanje ugotovitev Jasen opis dejanskega stanja (kaj, kje, kdo) Utemeljitev ugotovitev s sklicevanjem in uporabo besedila referenčnega dokumenta (kriterija presoje) presojanega področja

Ugotovitev in utemeljitev z navedbo zahtev Zapis neskladnosti Kako zapisati neskladnost? Ugotovitev in utemeljitev z navedbo zahtev V pregledanem primeru (od x pregledanih primerov se v y primerih ne izvaja…….., kar ni v skladu z: internim pravilnikom XYZ v tč. (v delu, ki določa….); z zapisnikom XYZ, tč… z dne…, ki pravi…; s standardom/modelom … v tč…; z uveljavljeno prakso (doktrino, uredbo, pravilnikom…..) na področju… ….

Ugotovitev in utemeljitev Zapis priporočila Ugotovitev, ki za presojano področje predstavlja izboljšavo Kako zapisati priporočilo? Ugotovitev in utemeljitev Uvede (določi, izvede…) naj se… kar bo izboljšalo (pripomoglo, zmanjšalo, povečalo)…

Opis primera in utemeljitev Zapis dobre prakse Prepoznan primer(-i) izjemnega načina delovanja, ki izkazuje nadpoprečne rezultate in bi ga (jih) bilo smiselno prenesti na vsa podobna področja delovanja v organizaciji Kako zapisati primer dobre prakse? Opis primera in utemeljitev Delovanje “to in to” na področju XYZ smo prepoznali kot primer dobre prakse, kar potrjujejo kazalnik(-i) nn, ki kažejo izjemno ugodne trende za obdobje….; kar se odraža v….

Proces notranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

Poročanje o ugotovitvah presoje Resnično Podprto z dokazi Razumljivo Vrednost ugotovitev za nadaljnje izboljševanje – dodana vrednost ugotovitev notranje presoje

Komu poročamo o ugotovitvah presoje Presojanim (ustno na licu mesta in kasneje pisno) skrbniku sistema vodenja kakovosti (pisno) --------------------------------------------------- vodstvu (pisno)

Pisno poročilo o presoji splošni podatki o presoji ugotovitve priporočila posredovanje poročil odgovornemu osebju

Izvedba in poročanje o ugotovitvah notranje presoje – praktični primer (4) Simulacija presoje vodstva za – študijski primer 2 in zapis ugotovitev kot neskladnosti in priporočila

Proces notranje presoje - zaključevanje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje P A C D

Aktivnosti po izvedeni presoji Obravnava poročila o notranji presoji na Komisiji za kakovost in najvišjem vodstvu Sklep o ukrepih Spremljanje izvajanja ukrepov Potrditev učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje (letno samoevalvacijsko poročilo – učinki notranjih presoj, izboljšave)

preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov se ne izvaja Aktivnosti po presoji Najpogostejša pomanjkljivost: preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov se ne izvaja

Zapisi o notranji presoji Program presoje Planiranje presoje Opomnik Priprava na izvedbo Zapisi Ugotovitev (opomnik) Izvedba presoje pri presojanih Pisno poročilo Poročanje o ugotovitvah Zapisnik (kolegija vodstva) Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Zaključno poročilo (za samoevalv. poročilo) Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

Literatura in viri ISO 19011:2011 – Guidelines for auditing management systems, International Organization for Standardization, Geneve, 2011 Merila za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol, Uradni list RS, št. 9/2011