Delavnica za izvajanje in poročanje

Predstavitev na temo: "Delavnica za izvajanje in poročanje"— Zapis predstavitve:

1 Delavnica za izvajanje in poročanje
ŠTUDENTSKI INOVATIVNI PROJEKTI ZA DRUŽBENO KORIST 2016–2020 ŠTUDIJSKO LETO 2018/2019 ( – Maribor, – Ljubljana, – Koper, – Novo mesto ) Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada.

2 Kazalo Razpis Namen in cilji Dokumenti Aktivnosti Stroški Poročanje
Spremembe Končno poročilo Vprašanja Viri financiranja: - 80 % Evropski socialni sklad - 20 % Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport Posredniški organ: Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport Izvajalec razpisa: Javni štipendijski, razvojni, invalidski in preživninski sklad RS

3 Osnovni podatki sklada
Področja dela INVALIDI PREŽIVNINE AD FUTURA ŠTIPENDIJE ESS Vseživljenjsko učenje Sodelovanje z delodajalci Praktična izkušnja v izobraževanju

4 Osnovni podatki razpisa
Ključni ciljni skupini OSEBE NA TRGU DELA Delodajalci Zaposleni Posebne ciljne skupine OSEBE V IZOBRAŽEVALNEM PROCESU Praktične izkušnje Stik z delom Stik z delodajalci

5 Osnovni podatki razpisa
Razpoložljiva sredstva: ,50 EUR 2019: ,68 EUR 2020: ,82 EUR Viri financiranja: - 80 % Evropski socialni sklad - 20 % Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport Posredniški organ: Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport Izvajalec razpisa: Javni štipendijski, razvojni, invalidski in preživninski sklad RS

6 Osnovni podatki Razpoložljiva sredstva za 1. odpiranje: ,68 EUR KRVS: ,33 EUR KRZS: ,35 EUR Št. prejetih vlog: 17 Število prijavljenih projektov: 137 Število izbranih projektov: 117 Znesek podeljenih sredstev: ,68 EUR

7 Namen in cilji Povezovanje visokošolskih zavodov in negospodarstva oz. neprofitnega sektorja Reševanje aktualnih vprašanj in problematik lokalnega okolja Razvoj novih oblik učnih metod, posodobitev študijskih programov Vzpostavitev dolgoročnega sodelovanja visokošolskih zavodov z lokalnim okoljem

8 Namen in cilji - študenti
Pridobitev znanja, praktičnih izkušenj in kompetenc Seznanitev in ozaveščenost s problematiko lokalnega okolja in njene družbe Navezovanje stikov z lokalnim okoljem in družbo Izboljšanje zaposljivosti študentov (neposredno po zaključku študija)

9 Namen in cilji - partnerji
Reševanje aktualnih lokalnih problematik in izzivov Usposobljenost strokovnih sodelavcev za prepoznavanje problematik lokalnega okolja Prepoznavanje potencialnega kadra med študenti za zaposlitev Sodelovanje pri oblikovanju ustreznih novih učnih metod v visokem šolstvu

10 Dokumenti, pomembni za izvajane in poročanje
Javni razpis, dostopen tu. Navodila za prijavo na javni razpis, dostopna tu (spremembe vključenih na projekte), predvsem str. 14, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 23, 24. Pogodba o sofinanciranju, osnutek dostopen tu. Partnerski sporazum, osnutek dostopen tu in tu (partnerji, vključene osebe). Obrazec za spremembe vključenih, osnutek dostopen tu (spremembe vključenih oseb). Vprašalnik za spremljanje podatkov o udeležencih na operacijah sofinanciranih iz ESS, dostopen tu. Navodila za izvajanje, dostopna tu.

11 Aktivnosti Projektne aktivnosti se vežejo na problemsko obravnavanje aktualnih potreb/praktičnih problemov v negospodarstvu in lokalnem okolju. So logični nasledek splošnih in specifičnih (študenti, partnerji) namenov in ciljev razpisa, kot so podani 3. točki Javnega razpisa. POZOR! Presplošni opisi: branje literature, udeležba na sestanku, programiranje itd. Primer „dobre“ časovnice. Primer „slabe“ časovnice. NOVO! - Napotki za pisanje časovnic. Vključeni na projekte imajo svoje specifične aktivnosti, ki pa se medsebojno dopolnjujejo: Pedagoški mentor Strokovni sodelavec Podporno strokovno osebje Študenti

12 Aktivnosti – pedagoški mentor
Izvajanje in usmerjanje vsebinske zasnove projekta. Koordinacija projektnih aktivnosti in nalog vključenih. Strokovno izpopolnjevanje študentov in strokovnih sodelavcev ter motivacija. Zagotavljanje konzultacij in rednih stikov. Sodelovanje pri izvajanju projektnih aktivnosti. Spremljanje aktivnosti in napredka ter zagotavljanje kakovosti aktivnosti. Sodelovanje s strokovnim sodelavcem. Nadzor dela študentov. Odpravljanje in/ali omejevanje tveganj na projektu. Optimiziranje projektnih aktivnosti na podlagi spoznanj in stro. literature. Skrb za informiranje javnosti in predstavitev rezultatov.

13 Aktivnosti – strokovni sodelavec
Predstavitev partnerja vključenim v projekt. Predstavitev problemskega izziva vključenim v projekt. Sodelovanje s pedagoškim mentorjem in študenti. Posredovanje potrebnih informacij za opravljanje konkretnega dela na projektu. Strokovno izpopolnjevanje in usmerjanje študentov. Spremljanje aktivnosti in napredka na projektu. Skrb za informiranje javnosti in predstavitev rezultatov v lokalnem/regionalnem okolju.

14 Aktivnosti – strokovno podporno osebje
Administrativna in tehnična podpora (vnos podatkov v spletni portal ISS, pregledovanje časovnic itd.). Priprava finančnih in vsebinskih poročil.

15 Aktivnosti – študent Spoznavanje specifike partnerja iz lokalnega/regionalnega okolja. Seznanjanje s ciljem, ki ga zasleduje projekt, ter načinom izvedbe projekta. Preučevanje znanstvenih spoznanj in strokovne teorije na določenem problemskem področju. Izvajanje vseh potrebnih aktivnosti za izvedbo projekta (glede na cilje in predvidene rezultate projekta, spisek kompetenc in način pridobivanja kompetenc, podan v prijavni vlogi in prilogah, ter navodila in usmerjanje pedagoškega mentorja in strokovnega sodelavca).

16 Neupravičene aktivnosti
Izvedene aktivnosti, ki niso v skladu z namenom javnega razpisa. Izvedene aktivnosti, ki se ne nanašajo neposredno na projekt in za katere je zavod že prejel sredstva iz drugih javnih virov. Izvedene aktivnosti izven obdobja upravičenosti stroškov (pred in po ). Faza priprave projektnega predloga (snovanje projektne ideje, vzpostavitev povezave s potencialnimi partnerji). Sodelovanje pri prijavi na javni razpis, izvedba postopka izbora študentov. Aktivnosti, ki niso neposredno vezane na izvajanje projekta in ne vplivajo na doseganje ciljev projekta (vožnja do lokacije, kjer se projekt izvaja; pisanje časovnic (!); priprava in udeležba na raznih dogodkih, ki niso neposredno vezani na izvajanje projekta; itd.). Izvedene aktivnosti v okviru rednih študijskih obveznosti (študentska praksa, redne študijske obveznosti). Opravljanje rednih delovnih nalog oz. prevzemanje delovnih nalog zaposlenih pri partnerjih. Aktivnosti, ki jih vključene osebe izvajajo kot naročilo stranke (partnerji v projektu). Vključeni partnerji – naročnik dela, študent - redne delovne naloge – NE!

17 Upravičeni stroški Obdobje upravičenosti stroškov za izvajanje projektov: od do Dokazila o upravičenosti stroškov: Poročilo o izvedenih aktivnostih (časovnice v projekt vključenih oseb) Skupno vsebinsko poročilo (na ravni posameznega projekta za obdobje poročanja) Končno poročilo o doseženih ciljih (le ob zadnjem poročanju) Partnerski sporazum o sodelovanju pri izvajanju projekta (vsak projekt posebej) Priloga 7: Vprašalnik za spremljanje podatkov o udeležencih na operacijah sofinanciranih iz ESS Pogodba o zaposlitvi ali drug pravni akt Zahtevek za sofinanciranje s specifikacijo (vnos preko zunanjega portala ISS)

18 Upravičeni stroški - SSE
Vrsta standardnega stroška Enota (max. vrednost) standardni strošek na enoto za vodenje in koordiniranje projekta s strani pedagoškega mentorja iz visokošolskega zavoda (skupaj) 20,00 EUR/uro 120 ur ali 160 ur na projekt 2.400,00 EUR ali 3.200,00 EUR na projekt standardni strošek na enoto za podporno strokovno osebje za sodelovanje pri projektu na visokošolskem zavodu (skupaj) 12,00 EUR/uro 24 ur ali 32 ur na projekt 288,00 EUR ali 384,00 EUR na projekt standardni strošek na enoto za strokovnega sodelavca iz lokalnega/regionalnega okolja pri prvem ali pri drugem(ih) partnerju(jih) (skupaj) 16,00 EUR/uro 45 ur (30 ur + 15 ur) na projekt 720,00 EUR na projekt (480, ,00) 60 ur (40 ur + 20 ur) na projekt 960,00 EUR na projekt ( ,00) standardni strošek na enoto za denarno spodbudo študentu (posamični študent) 9,00 EUR/uro 1.080,00 EUR ali 1.440,00 EUR na projekt

19 Upravičeni stroški Minimalna mesečna kvota ur:
pedagoški mentor(ji) skupaj: vsaj 12 ur na mesec, podporno strokovno osebje skupaj: vsaj 2 uri na mesec, strokovni sodelavec (v primeru, da v projektu sodeluje le Partner 1): vsaj 4 ure na mesec, strokovni sodelavec(i) (v primeru, da v projektu sodelujeta Partner 1 in Partner(ji) 2: strokovni sodelavec Partnerja 1 vsaj 3 ure na mesec; strokovni sodelavec(i) Partnerja 2 skupaj vsaj 1 ura na mesec, posamezen študent: vsaj 12 ur na mesec.

20 Upravičeni stroški Minimalno število študentov v projektni skupini (80%) ALI Celotno obdobje trajanja projekta (sprememba se javi na Obrazcu za spremembe vključenih oseb) Sklad lahko spremembo odobri ali pa je ne upošteva! če je število prijavljenih študentov 10, je pogoj, da na projektu sodeluje vsaj 8 študentov če je število prijavljenih študentov 9, je pogoj, da na projektu sodeluje vsaj 7 študentov če je število prijavljenih študentov 6, 7, ali 8, je pogoj, da na projektu sodeluje vsaj 6 študentov

21 Upravičeni stroški Minimalno število študentov v projektni skupini (80%) ALI B) Po mescih (utemeljeno obrazložitev, da kljub zmanjšanemu številu prvotno prijavljenih študentov zmanjšanje projektne skupine v določenem mesecu še vedno ustreza vsebinski zasnovi in ciljem projekta, se javi z dopisom, ki je priloga k ZZS-ju za določen mesec oz. obdobje poročanja) Sklad lahko spremembo odobri ali pa je ne upošteva! če je število prijavljenih študentov 10, je pogoj, da na projektu v določenem mesecu sodeluje vsaj 8 študentov, od teh mora vsak študent opraviti minimalno 12 ur na mesec če je število prijavljenih študentov 9, je pogoj, da na projektu v določenem mesecu sodeluje vsaj 7 študentov, od teh mora vsak študent opraviti minimalno 12 ur na mesec če je bilo število prijavljenih študentov 6, 7 ali 8, je pogoj, da na projektu v določenem mesecu sodeluje vsaj 6 študentov, od teh mora vsak študent opraviti minimalno 12 ur na mesec  

22 GDPR 1. Vprašalnik za spremljanje podatkov o udeležencih na operacijah sofinanciranih iz ESS (Priloga 7 Navodil MIZŠ) Zakonska osnova: 27., 54., 96. in 125. člen Uredbe 1303/2013/EU, 5. in 19. člen Priloge I, Priloge II (če relevantno) Uredbe 1304/2013/EU Namen: Temeljni namen zbiranja podatkov o udeležencih v okviru operacij evropske kohezijske politike je spremljanje, vrednotenje in zagotavljanje skladnosti ukrepov s cilji Strategije Evropa 2020 za pametno, trajnostno in vključujočo rast. Na ta način bodo vsi udeleženci evropske kohezijske politike zagotavljali učinkovito, transparentno in k ciljem usmerjeno porabo javnih (EU in nacionalnih) sredstev. 2. Partnerski sporazum a) EMŠO in naslov študentov, kot partnerjev Namen: podpis Partnerskega sporazuma – identifikacija partnerja b) Ime, priimek, delodajalec/VŠZ vključenih oseb 3. ISS a) EMŠO študentov Namen: vpis v ISS – preverba izpolnjevanja pogojev Javnega razpisa preko MIZŠ b) E-poštni naslov koordinatorjev Namen: uporabniško ime za vstop v zunanji portal sklada – poročanje izvajalca

23 Obrazci za poročanje Zahtevek za sofinanciranje – zunanji portal ISS
Specifikacija ZzS – zunanji portal ISS Časovnice – Poročila o opravljenem delu: Študent, dostopna tu Pedagoški mentor, dostopna tu Strokovni sodelavec, dostopna tu Podporno strokovno osebje, dostopna tu Skupno vsebinsko poročilo (na ravni posameznega projekta za obdobje poročanja), dostopno tu Končno poročilo o doseženih ciljih, dostopno tu

24 Obdobje poročanja 3 ali 4 mesečni projekti
Od do Primer: –

25 Časovnica – študent (primer)
Izbor iz padajočega spiska Samodejen vpis in seštevanje ur Izbor datuma iz koledarja ! Datum se izbere samodejno

26 Časovnica – pedagoški mentor (primer)

27 Časovnica – strokovni sodelavec (primer)

28 Časovnica – podporno strokovno osebje (primer)

29 Skupno vsebinsko poročilo

30 ZzS Uporabnik po e-pošti prejme: - ISS zunanji portal - povezavo
- uporabniško ime - geslo

31 ZzS Zavihki: pogodbe administracija pomoč

32 ZzS Zavihek: Seznam projektov

33 ZzS Zavihek: Osnovni podatki projekta

34 ZzS Vnos študentov - EMŠO - Ime in priimek - Datum od do Brisanje ni mogoče!

35 ZzS Urejanje študenta

36 ZzS Vnos študentov - EMŠO - Ime in priimek - Datum od do Brisanje ni mogoče!

37 ZzS Vnos ZzS - seznam - gumb dodaj, orodni trak

38 ZzS Vnos ZzS 1. Vnos obdobja poročanja 2. Shrani 3. Vnos:
- Pedagoški mentorji - Podporno strokovno osebje - Študenti - Strokovni sodelavci

39 ZzS Vnos ZzS - Dodaj Primer: - EMŠO (vključene osebe iz vloge) - mesec - št. ur (omejitev)

40 ZzS Vnos ZzS - Gumb Pošlji Sprememba več ni mogoča! - Gumb: Izvoz v PDF

41 ZzS ZzS se podpiše, žigosa in pošlje na sklad

42 ZzS - Specifikacija ZzS - Specifikacija se podpiše,
žigosa in pošlje na sklad (skupaj s časovnicami)

43 ZzS Po vnosu podatkov za vključene v projektu se zneski izračunajo samodejno Ko so vsi vnosi zaključeni, z gumbom Pošlji ZzS oddate. Po tem ZzS-ja ni več mogoče spreminjati 

44 Obveznost informiranja in obveščanja - LOGOTIPI
Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. 115. in 116. člen Uredbe 1303/2013/EU, veljavna Navodila organa upravljanja, Priročnik celostne grafične podobe evropske kohezijske politike , dostopen tu. ustrezno prikazan logotip ESS, MIZŠ, JŠRIPS. Logotipi so dostopni tu. Na vseh aktivnostih komuniciranja (organizacija dogodkov, novinarskih konferenc, razstav, predstavitev in ostalih dogodkov za splošno javnost, ki so povezani s sofinancirano operacijo) plakati, razstave, informativne stojnice, spletne strani, vprašalniki, promocijsko in informativno gradivo (letaki, brošure, publikacije, oglasi, avdio-vizualni materiali: zgoščenke, videospoti, reklame, izjave za javnost, elektronske novice), informativni dogodki, partnerski sporazumi ipd.

45 Spremembe vključenih oseb
14. člen pogodbe o sofinanciranju (rok 8 dni od nastanka razloga za spremembo) Navodila za prijavo, Navodila za izvajanje in poročanje Spremembe ne smejo vplivati na besedilo projekta: Isti obseg in vsebinska zasnova projekta Nameni in cilji Pridobljene kompetence, praktična znanja in veščine Naloge vključenih Terminska zasnova projekta Predvideni rezultati in zaključki projekta Pogoji in merila javnega razpisa Postopek zaprošanja: Izpolnjen Obrazec spremembe vključenih Dopis – prošnja (pošiljatelj, številka pogodbe, naziv projekta in predmet zamenjave) Partnerski sporazum / Aneks + vprašalnik za spremljanje podatkov o udeležencih na operacijah sofinanciranih iz ESS Sklad lahko predlagane spremembe potrdi ali zavrne.

46 Spremembe vključenih oseb – študent
Pogoji: najmanj 6 in največ 10; vsaj 2 vpisana pri prijavitelju (VŠZ ali članica univerze). Merila: navedbe kompetenc; način pridobivanja kompetenc; interdisciplinarnost projekta; binarnost. Zmanjšanje projektne skupine mora še vedno izpolnjevati vsebinsko zasnovo in cilje projektnega predloga – dokazila in ustrezna obrazložitev. Razvrstitev prijaviteljeve vloge glede na ostale prispele vloge na razpis mora ostati ista. Vpisan v javno veljavni študijski program v RS. Ne sme bit v delovnem razmerju, ne opravlja samostojne registrirane dejavnosti, ni vpisan v evidenco brezposelnih oseb, ni poslovodna oseba Pozor: V primeru koriščenja možnosti minimalnega števila študentov v projekti skupini (80 %) morajo pogoji: vsaj 2 vpisana pri prijavitelju (VŠZ ali članica univerze), interdisciplinarnost, binarnost, maks. dva študenta, ki sta že sodelovala v projektih ŠIPK in ostali pogoji ostati nespremenjeni glede na vlogo.

47 Spremembe vključenih oseb – študent
Obrazec

48 Spremembe vključenih oseb – pedagoški mentor
Pogoji: na dan roka za oddajo vloge redno zaposlen na visokošolskem zavodu; na dan roka za oddajo vloge izvoljen v naziv visokošolskega učitelja oziroma asistenta z doktoratom (fotokopija imenovanja v naziv, fotokopija dokazila o pridobljenem znanstvenem naslovu doktor znanosti –asistent); v primeru več pedagoških mentorjev mora ostati Klasius-P-16 različen. Merila: doprinos pedagoškega mentorja k uspešni izvedbi projekta. Sprememba izpolnjuje najmanj enake pogoje iz javnega razpisa in ustreza projektni skupini glede na zastavljeno vsebinsko zasnovo in cilje – dokazila in ustrezna obrazložitev. Razvrstitev prijaviteljeve vloge glede na ostale prispele vloge na razpis mora ostati ista.

49 Spremembe vključenih oseb – pedagoški mentor
Obrazec

50 Spremembe vključenih oseb – strokovni sodelavec
Pogoji: na dan roka za oddajo vloge redno zaposlen pri partnerju oziroma sodeluje s partnerjem vsaj eno leto oziroma je vpisan v razvid samozaposlenih v kulturi, športu ipd., in dokazuje ustrezno sodelovanje s partnerjem vsaj eno leto; izpolnjevanje najmanj takšnih zahtev, kot jih je izpolnjeval izstopljeni strokovni sodelavec. Merila: doprinos strokovnega sodelavca k uspešni izvedbi projekta. Sprememba izpolnjuje najmanj enake pogoje iz javnega razpisa in ustreza projektni skupini glede na zastavljeno vsebinsko zasnovo in cilje – dokazila in ustrezna obrazložitev. Razvrstitev prijaviteljeve vloge glede na ostale prispele vloge na razpis mora ostati ista.

51 Spremembe vključenih oseb – strokovni sodelavec
Obrazec

52 Spremembe vključenih oseb – strokovno podporno osebje
Ni potrebno sporočati v obrazcu za spremembe. Spremembo se sporoči na e-pošto: Ime in priimek stare osebe; Ime in priimek nove osebe; Službeni telefon; Službeni E-poštni naslov; Kratka obrazložitev spremembe.

53 Končno poročilo 6. Rešitve/rezultati za Partnerja 1
6. Rešitve/rezultati za Partnerja 1    7. Rešitve/rezultati za Partnerja 2 8. Družbena korist, učinek in enake možnosti 9. Trajnost/prihodnost projekta 10. Izvajanje načrta/ov strateškega dokumenta 11. Posredni učinki na projektu 12. Informiranje in obveščanje Izjava 1. PODATKI O PROJEKTU 1.1 Osnovni podatki 1.2 Seznam sodelujočih študentov 1.3 KLASIUS-P-16 projekta (1.klasifikacijska raven) 2. Povzetek projekta 3. Izvajanje projekta 4. Odstopanja od predvidenih aktivnosti 5. Kompetence, znanja in izkušnje študentov

54 E: sipk@sklad-kadri.si
Vprašanja Hvala za pozornost! Več informacij na Kontakt: Goran Potočnik Černe David Kastelec Renata Romih Uroš Jaklin E: Tel: