Predstavitev se nalaga. Prosimo počakajte.

Predstavitev se nalaga. Prosimo počakajte.

Notranja presoja kot ena od metod v procesu zagotavljanja kakovosti

Podobne predstavitve


Predstavitev na temo: "Notranja presoja kot ena od metod v procesu zagotavljanja kakovosti"— Zapis predstavitve:

1 Notranja presoja kot ena od metod v procesu zagotavljanja kakovosti
doc. dr. Branko Škafar mag. Tatjana Žagar Skupnost višjih strokovnih šol RS September, 2019

2 Vsebina usposabljanja
Umestitev notranje presoje v proces zagotavljanja kakovosti VSŠ Notranja presoja kot proces Presojevalec v procesu notranje presoje Načrtovanje, izvajanje in poročanje o ugotovitvah notranje presoje Delo na praktičnih primerih 2

3 Notranja presoja kot element samoevalvacije
SAMOEVALVACIJA POSAMEZNA PODROČJA EVALVACIJE Samoevalvacija je proces pridobivanja informacij o delovanju VSŠ z namenom njenega izboljševanja

4 Kaj je notranja presoja?
Sistematičen, neodvisen in dokumentiran proces pridobivanja dokazov presoje in njihovega objektivnega vrednotenja, da bi določili obseg, v katerem so izpolnjeni dogovorjeni kriteriji presoje. ISO 9000:2015, tč

5 Razumevanje SVK z vidika notranjega presojevalca
1. Analiza stanja 3. Prepoznavanje možnosti in načrtovanje aktivnosti za izboljšavo 4. Izvajanje aktivnosti in merjenje napredka 2. Definiranje ciljev (izboljšave) 5. Evalvacija izvedene izboljšave – doseganje ciljev Vodstvo VSŠ RŠZ OPI KNJ NOE1 FRS P D C A NOE 1 – notranja organizacijska enota 1 RŠZ – referat za študentske zadeve OPI – organizacija praktičnega izobraževanja KNJ – knjižnica FRS – finance in računovodstvo

6 Namen notranje presoje
Ugotoviti: ustrezno izpolnjevanje lastnih dogovorov (notranja pravila in navodila) in zahtev zakonodaje; uspešno razvijanje, izvajanje in vzdrževanje sistema vodenja kakovosti; priložnosti za izboljševanje

7 Ključna vprašanja, ki sledijo namenu notranje presoje
Ali je sistem vzpostavljen? Ali je skladen z zahtevami izbranih referenčnih modelov, standardov (s kriteriji presoje)? Ali se izvaja? Ali je učinkovit? Ali so možne izboljšave? Referenčni model ali standard je lahko: Lasten model, ki upošteva npr. merila NAKVIS, Model Impletum Sistem vodenja kakovosti za VSŠ, izdaja 1.0, 2008 ISO 9001:2015 EFQM, DSO – Diploma odličnosti VSŠ drugi

8 Pogoji za izvedbo notranje presoje
POSLOVNIK VODENJA KAKOVOSTI VSŠ STRATEGIJA RAZVOJA Razvojni načrt VSŠ NOTRANJI AKTI in DRUGI PREDPISI , ZAPISNIKI,… VSŠ LETNI DELOVNI IN POSLOVNI NAČRT z merljivimi cilji in načrti aktivnosti LETNA POROČILA in SAMOEVALVACIJSKO POROČILO z opredeljenimi ukrepi ZAKONODAJA

9 Področja notranje presoje
VODENJE DELOVANJE VPETOST V OKOLJE KADRI ŠTUDENTI MATERIALNI POGOJI ZAGOTAVLJANJE KAKOVOSTI ORGANIZACIJA IN IZVEDBA IZOBRAŽEVANJA ?

10 Notranja presoja kot proces
Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

11 Načela presojanja za presojevalce za presojo Etično obnašanje
Poštenost predstavitve Skrb za strokovnost za presojo Neodvisnost Pristop na podlagi dokazov

12 Proces notranje presoje
Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

13 Planiranje presoje Letni program notranje presoje (kaj, kdo, kdaj)
Določiti cilje notranje presoje (splošni, specifični) Zajeti vse elemente sistema vodenja kakovosti Upoštevati status in pomembnost presojanih procesov in področij dela Upoštevati rezultate predhodnih presoj Upoštevati šibkost sistema Upoštevati večje organizacijske in kadrovske spremembe

14 Planiranje presoje – praktični primer (1)
Pripravite predlog programa notranje presoje (cilje presoje, področja dela/procese ter mesec, ki bi bil po vašem mnenju najbolj primeren za presojo izbranega področja)

15 Presojevalec v procesu notranje presoje
Vodja presoje in presojevalci neodvisnost izkušenost, usposobljenost (poznavanje stroke…) profesionalnost odprtost, nekonfliktnost, komunikativnost, objektivnost

16 Proces notranje presoje
Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

17 Priprava na izvedbo notranje presoje
Skupna priprava presojevalcev Glavne usmeritve glede izvajanja Način individualne priprave Zapisi o presoji Poročanje o presoji ... Sodelovanje in vloga najvišjega vodstva pri notranji presoji?

18 Priprava na presojo – praktični primer (2)
Presoja udejanja poslanstva VSŠ Pripravite vprašanja in komentar za presojo udejanja poslanstva VSŠ – študijski primer 1

19 Individualna priprava presojevalca na izvedbo notranje presoje
pregled dokumentacije, ki zadeva presojano področje in pregled poročila, zapisov predhodne presoje (dogovor s sopresojevalcem v kolikor se presoja izvaja v paru) priprava vprašalnika-opomnika (upoštevaj PDCA) dogovor urnika (dogovor s presojanim)

20 Dogovor o urniku presoje
ocenimo potreben čas, se dogovorimo s presojancem za termin in trajanje presoje in spoštujmo dogovor.

21 Priprava na presojo – praktični primer (3)
Pripravite vprašanja in komentar za presojo vodstva – študijski primer 2

22 Proces notranje presoje
Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

23 Presojanje – zbiranje dokazov Ocena dokazov - ugotovitve
Izvajanje notranje presoje Uvodni razgovor Presojanje – zbiranje dokazov Ocena dokazov - ugotovitve Zaključni razgovor

24 Potek izvajanja presoje
Ocenjujemo sistem in ne posameznikov! ZAPIŠI SPRAŠUJ PREVERI IN PRIMERJAJ POSLUŠAJ IN OPAZUJ

25 Tehnike in metode v izvajanju notranje presoje
Razgovor (postavljanje vprašanj, usmerjajo nas cilji presoje) Opazovanje izvajanja postopkov (posebej kadar gre za interakcije z odjemalci) in pogojev dela Pregled dokumentiranih dejstev na presojanem področju (pojasnjuje presojani na primerih e-dokumentacije ali „papirne“ dokumentacije) Neverbalna komunikacija

26 Postavljanje vprašanj
Odprta vprašanja: KDO? KAJ? KDAJ? KAKO? ZAKAJ? KJE?

27 Zaprta vprašanja pri presoji
ALI…? ne postavljamo, razen za potrditev ugotovitve

28 Odnos do sogovornika

29 Notranja presoja = iskanje napak???
Priložnost: predlagati izboljšave, pohvaliti

30 Ugotovitve notranje presoje
Skladnost Neskladnost Priporočilo – priložnost za izboljšavo Dobra praksa

31 “Vrednost” ugotovitev
“S strani študentov je po e-pošti v zadnjih treh mesecih podanih 12 pritožb na zamujanje predavateljev in njihove odpovedi predavanj, vendar se na pritožbe še ni nihče odzval.” “V dokumentu IN 999 manjka podpis osebe, ki je dokument pregledala.”

32 Zapisovanje ugotovitev
Jasen opis dejanskega stanja (kaj, kje, kdo) Utemeljitev ugotovitev s sklicevanjem in uporabo besedila referenčnega dokumenta (kriterija presoje) presojanega področja

33 Ugotovitev in utemeljitev z navedbo zahtev
Zapis neskladnosti Kako zapisati neskladnost? Ugotovitev in utemeljitev z navedbo zahtev V pregledanem primeru (od x pregledanih primerov se v y primerih ne izvaja…….., kar ni v skladu z: internim pravilnikom XYZ v tč. (v delu, ki določa….); z zapisnikom XYZ, tč… z dne…, ki pravi…; s standardom/modelom … v tč…; z uveljavljeno prakso (doktrino, uredbo, pravilnikom…..) na področju… ….

34 Ugotovitev in utemeljitev
Zapis priporočila Ugotovitev, ki za presojano področje predstavlja izboljšavo Kako zapisati priporočilo? Ugotovitev in utemeljitev Uvede (določi, izvede…) naj se… kar bo izboljšalo (pripomoglo, zmanjšalo, povečalo)…

35 Opis primera in utemeljitev
Zapis dobre prakse Prepoznan primer(-i) izjemnega načina delovanja, ki izkazuje nadpoprečne rezultate in bi ga (jih) bilo smiselno prenesti na vsa podobna področja delovanja v organizaciji Kako zapisati primer dobre prakse? Opis primera in utemeljitev Delovanje “to in to” na področju XYZ smo prepoznali kot primer dobre prakse, kar potrjujejo kazalnik(-i) nn, ki kažejo izjemno ugodne trende za obdobje….; kar se odraža v….

36 Proces notranje presoje
Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje

37 Poročanje o ugotovitvah presoje
Resnično Podprto z dokazi Razumljivo Vrednost ugotovitev za nadaljnje izboljševanje – dodana vrednost ugotovitev notranje presoje

38 Komu poročamo o ugotovitvah presoje
Presojanim (ustno na licu mesta in kasneje pisno) skrbniku sistema vodenja kakovosti (pisno) vodstvu (pisno)

39 Pisno poročilo o presoji
splošni podatki o presoji ugotovitve priporočila posredovanje poročil odgovornemu osebju

40 Izvedba in poročanje o ugotovitvah notranje presoje – praktični primer (4)
Simulacija presoje vodstva za – študijski primer 2 in zapis ugotovitev kot neskladnosti in priporočila

41 Proces notranje presoje - zaključevanje
Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Planiranje presoje Zaključno poročanje P A C D

42 Aktivnosti po izvedeni presoji
Obravnava poročila o notranji presoji na Komisiji za kakovost in najvišjem vodstvu Sklep o ukrepih Spremljanje izvajanja ukrepov Potrditev učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje (letno samoevalvacijsko poročilo – učinki notranjih presoj, izboljšave)

43 preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov se ne izvaja
Aktivnosti po presoji Najpogostejša pomanjkljivost: preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov se ne izvaja

44 Zapisi o notranji presoji
Program presoje Planiranje presoje Opomnik Priprava na izvedbo Zapisi Ugotovitev (opomnik) Izvedba presoje pri presojanih Pisno poročilo Poročanje o ugotovitvah Zapisnik (kolegija vodstva) Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Zaključno poročilo (za samoevalv. poročilo) Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

45 Literatura in viri ISO 19011:2011 – Guidelines for auditing management systems, International Organization for Standardization, Geneve, 2011 Merila za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol, Uradni list RS, št. 9/2011


Prenesi ppt "Notranja presoja kot ena od metod v procesu zagotavljanja kakovosti"

Podobne predstavitve


Oglasi od Google